วิธีออกบิลค่าเช่ารายเดือนให้ผู้เช่า
อัปเดต · อ่านประมาณ 5 นาที · โดยทีม DOOLAE
บิลค่าเช่าที่ดีบอกผู้เช่าได้ครบในใบเดียว: ห้องไหน รอบเดือนไหน ค่าเช่าเท่าไร ใช้ไฟและน้ำกี่หน่วย อัตราเท่าไร รวมต้องจ่ายเท่าไร ภายในวันไหน และจ่ายด้วยวิธีใด ทำเป็นขั้นตอนเดิมทุกเดือน: จดมิเตอร์ ตรวจยอด ออกบิล ส่งให้ผู้เช่า และติดตามจนชำระครบ
บิลค่าเช่าควรมีข้อมูลอะไรบ้าง
- ชื่อหอพักหรืออาคาร และเลขห้อง
- ชื่อผู้เช่า
- รอบบิล เช่น ตุลาคม 2569
- ค่าเช่าห้อง
- เลขมิเตอร์ไฟและน้ำ (ก่อน → หลัง) จำนวนหน่วย และอัตราต่อหน่วย
- ค่าไฟ ค่าน้ำ และค่าบริการอื่นที่ตกลงไว้ในสัญญา แยกเป็นรายการ
- ยอดรวมที่ต้องชำระ
- วันครบกำหนดชำระ
- ช่องทางชำระเงิน เช่น เลขบัญชีหรือ QR พร้อมเพย์
การแยกรายการชัดเจนช่วยลดคำถามจากผู้เช่าได้มาก ผู้เช่าเห็นเองว่ายอดมาจากไหน ไม่ต้องทักมาถามทีละห้อง
ขั้นตอนออกบิลทุกเดือน
- จดเลขมิเตอร์ไฟและน้ำของทุกห้องในวันเดียวกัน
- ตรวจหาเลขที่ผิดปกติ เช่น น้อยกว่าเดือนก่อน หรือสูงกว่าปกติมาก
- คำนวณค่าไฟ ค่าน้ำ และรวมกับค่าเช่า
- ตรวจห้องที่มีการย้ายเข้าหรือย้ายออกในเดือนนั้น
- ออกบิลและส่งให้ผู้เช่าทุกห้องพร้อมกัน
- บันทึกการชำระเงินเมื่อได้รับ และติดตามห้องที่ยังไม่ชำระ
ถ้าทำด้วยมือหรือ Excel ขั้นตอนที่ 3 และ 5 ใช้เวลามากที่สุด และเป็นจุดที่ผิดพลาดบ่อยที่สุด ระบบจัดการหอพักช่วยได้มากตรงนี้
กำหนดวันครบกำหนดชำระอย่างไรดี
เลือกวันครบกำหนดที่เหมาะกับผู้เช่าส่วนใหญ่ เช่น วันที่ 5 ของเดือน ซึ่งหลายคนได้รับเงินเดือนแล้ว และใช้วันเดียวกันทุกเดือน ระบุไว้ในสัญญาเช่าและพิมพ์ไว้ในบิลทุกใบ
- ส่งบิลล่วงหน้าก่อนวันครบกำหนดอย่างน้อย 3–5 วัน
- แจ้งเตือนอีกครั้งเมื่อใกล้ครบกำหนด
- ถ้ามีค่าปรับชำระล่าช้า ต้องระบุไว้ในสัญญาให้ชัดเจนตั้งแต่แรก
ติดตามบิลค้างชำระโดยไม่เสียความสัมพันธ์
ส่วนใหญ่ผู้เช่าไม่ได้ตั้งใจค้าง แค่ลืม ข้อความแจ้งเตือนที่สุภาพ ระบุยอดและวันครบกำหนดชัดเจน และมีช่องทางชำระในข้อความเดียว มักได้ผลดีกว่าการโทรตาม
- แจ้งเตือนเป็นข้อความเดียวกันทุกห้อง ไม่ใช่ทักทีละคน
- เก็บประวัติว่าส่งอะไรไปเมื่อไร
- ดูรายการห้องที่ยังไม่ชำระได้ในที่เดียว
ออกบิลทั้งอาคารพร้อมกันด้วย DOOLAE
DOOLAE ออกบิลของทุกห้องในทรัพย์สินได้ในครั้งเดียวจากเลขมิเตอร์ที่บันทึกไว้ บิลแยกค่าเช่า ค่าไฟ ค่าน้ำ พร้อมเลขมิเตอร์และอัตรา จากนั้นส่งบิลถึงผู้เช่าทาง LINE ได้ทันที ส่งแจ้งเตือนกำหนดชำระและแจ้งค้างชำระได้ และเห็นสถานะบิลทุกห้องในหน้าเดียว